Het klassement
Wat hoort thuis in een klassement?
Dagelijks komt er in een onderneming of organisatie veel documenten binnen. Deze kunnen heel verschillend zijn:- reclame
- kranten
- brieven
- facturen
- offertes
- klachten
- ...
In het klassement zullen we de documenten bewaren die actueel zijn. Dat wil zeggen dat ze dagelijks kunnen gebruikt worden.
Hoe wordt een klassement opgesteld?
We willen natuurlijk dat we ons klassement gemakkelijk kunnen raadplegen. Daarom moet het voldoen aan een aantal eisen:- Nauwkeurig of gedetailleerd
Het document direct terugvinden doordat de documenten een unieke code hebben.
- Eenvoudig of simpel
Iedereen kan het klassement raadplegen die toegang heeft.
- Soepel of flexibel
Het gekozen systeem kan steeds makkelijk worden uitgebreid.
In een organisatie kan er voor gekozen worden om een centraal klassement aan het leggen of een decentraal. Het verschil tussen beiden:
- Centraal: iedereen kan het klassement raadplegen en het is op 1 plaats binnen de organisatie
- Decentraal: iedere afdeling heeft zijn eigen klassement en dus zijn er meerdere plaatsen in de organisatie waar je het klassement terugvindt.
